Posiadanie własnego znaku towarowego to dla wielu firm cenny kapitał. W księgowości jest on traktowany jako wartość niematerialna i prawna (WNIP). Jego prawidłowe zaksięgowanie ma kluczowe znaczenie dla rzetelności sprawozdań finansowych. Proces ten nie jest skomplikowany, ale wymaga zrozumienia kilku podstawowych zasad.
Podstawowym kryterium uznania znaku towarowego za WNIP jest jego przewidywana przydatność dla firmy przez okres dłuższy niż rok. Musi on również generować przyszłe korzyści ekonomiczne. Cena nabycia lub koszt wytworzenia musi być możliwa do wiarygodnego ustalenia. Znak towarowy, który został uzyskany w drodze np. zakupu lub w wyniku własnych prac rozwojowych, spełnia te warunki.
Pierwsze księgowanie znaku towarowego
Momentem kluczowym dla księgowania znaku towarowego jest jego przyjęcie do użytkowania. Jeśli został zakupiony, jego wartość początkową ustala się na podstawie ceny nabycia. Cena ta obejmuje nie tylko kwotę zapłaconą sprzedającemu, ale także wszelkie koszty związane z zakupem, takie jak opłaty rejestracyjne, prawne czy doradcze. W przypadku, gdy znak towarowy został stworzony we własnym zakresie, wartość początkową stanowi suma kosztów poniesionych w fazie rozwojowej, które bezpośrednio przyczyniły się do jego powstania i umożliwiają jego przyszłe wykorzystanie.
Przykładowo, jeśli firma zapłaciła 10 000 zł za rejestrację znaku towarowego, a do tego 2 000 zł za obsługę prawną procesu, wartość początkowa znaku wyniesie 12 000 zł. Ta kwota zostanie zaksięgowana po stronie Wn (Winien) konta „Wartości niematerialne i prawne w budowie” lub bezpośrednio na koncie „Znaki towarowe”, w zależności od przyjętej polityki rachunkowości.
Jeśli znak towarowy został nabyty w drodze aportu (np. od wspólnika wnoszącego go do spółki), jego wartość początkową ustala się w cenie nabycia określonej w umowie spółki. Ważne jest, aby ta wartość była zgodna z wartością rynkową. Wszelkie koszty związane z procesem rejestracji i uzyskania praw do znaku towarowego, poniesione przed datą jego przyjęcia do użytkowania, zwiększają jego wartość początkową.
Amortyzacja znaku towarowego
Podobnie jak inne wartości niematerialne i prawne, znak towarowy podlega amortyzacji. Okres amortyzacji znaku towarowego w prawie bilansowym nie może być krótszy niż pięć lat. Jest to wymóg ustawowy, mający na celu zapewnienie, że jego wartość jest stopniowo odpisywana przez cały okres jego ekonomicznej użyteczności. Jednostka może jednak zastosować dłuższy okres amortyzacji, jeśli jest w stanie udowodnić, że okres ekonomicznej użyteczności znaku jest dłuższy niż ustawowe minimum.
Metoda amortyzacji powinna być dostosowana do sposobu, w jaki znak towarowy generuje korzyści ekonomiczne dla firmy. Najczęściej stosowaną metodą jest metoda liniowa, polegająca na równomiernym rozłożeniu wartości znaku na cały okres jego użytkowania. Wyboru metody amortyzacji dokonuje się przy przyjęciu znaku towarowego do użytkowania i nie można jej zmieniać bez uzasadnionej przyczyny.
Przykład: Jeśli znak towarowy został nabyty za 12 000 zł i przyjąć pięcioletni okres amortyzacji, roczna kwota amortyzacji wyniesie 2 400 zł (12 000 zł / 5 lat). Miesięczna amortyzacja wyniesie 200 zł. Odpisy amortyzacyjne księguje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej, na przykład na konto „Koszty sprzedaży” lub „Koszty zarządu”, w zależności od tego, do czego znak jest wykorzystywany. Jednocześnie po stronie Ma (Ma) konta „Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych” lub bezpośrednio na koncie „Znaki towarowe” zwiększa się wartość umorzenia.
Ważne jest, aby regularnie weryfikować okres ekonomicznej użyteczności znaku towarowego. Jeśli pojawią się przesłanki wskazujące, że korzyści ekonomiczne z jego posiadania mogą być niższe od dotychczas zakładanych, należy dokonać odpisu aktualizującego jego wartość. Odpisy te obciążają wynik finansowy okresu, w którym nastąpiła utrata wartości.
Księgowanie kosztów związanych ze znakiem towarowym
Oprócz kosztów początkowych, w trakcie życia znaku towarowego mogą pojawić się inne wydatki. Należą do nich przede wszystkim koszty odnowienia ochrony prawnej, które są niezbędne do utrzymania znaku w mocy. Opłaty za odnowienie ochrony, podobnie jak koszty pierwotnej rejestracji, mogą zostać ujęte w wartości początkowej znaku towarowego, jeśli są ponoszone w celu jego dalszego wykorzystania i generowania korzyści ekonomicznych. Alternatywnie, mogą być one ujmowane jako koszty okresu, w którym zostały poniesione, zwłaszcza jeśli są niewielkie lub nie mają bezpośredniego wpływu na dalsze wykorzystanie znaku.
W przypadku, gdy znak towarowy jest wykorzystywany przez inne podmioty na podstawie umowy licencyjnej, wpływy z tego tytułu stanowią przychód firmy. Koszty związane z zarządzaniem tymi umowami, np. koszty obsługi prawnej, mogą być ujmowane jako koszty uzyskania przychodów. Warto pamiętać, że wszelkie wydatki związane z ochroną znaku towarowego przed naruszeniami, takie jak koszty postępowań sądowych, również mogą obciążać koszty firmy.
Istotne jest rozróżnienie między wydatkami ulepszającymi znak towarowy a bieżącymi kosztami jego utrzymania. Wydatki, które znacząco zwiększają wartość lub wydłużają okres użyteczności znaku, mogą być kapitalizowane i dodane do jego wartości początkowej. Natomiast bieżące koszty, które nie wpływają na te aspekty, są ujmowane jako koszty okresu. Polityka rachunkowości firmy powinna precyzyjnie określać kryteria rozróżnienia tych kategorii wydatków, zapewniając spójność i porównywalność danych finansowych.
Należy również pamiętać o możliwości zbycia znaku towarowego. W przypadku jego sprzedaży, różnica między ceną sprzedaży a jego wartością księgową netto (wartość początkowa pomniejszona o dotychczasowe umorzenie i odpisy aktualizujące) stanowi przychód lub koszt ze zbycia aktywów. Ten wynik finansowy jest ujmowany w rachunku zysków i strat.
