Jak zorganizować imprezę integracyjną? „Plany to tylko dobre intencje, chyba że natychmiast zamieniają się w ciężką pracę.” Może to zabrzmieć ostro, ale to prawda. Twój plan jest dobry tylko wtedy, gdy coś z nim zrobisz. Więc przygotuj się na realizację swoich planów.
Zamień listę kontrolną w plan działania
Jeśli chcesz, aby Twoje wydarzenie zakończyło się sukcesem, powinieneś zamienić swoją listę kontrolną w szczegółowy plan działania. Zastanów się nad konkretnymi krokami, terminami i tym, kto będzie za to odpowiedzialny. To nie jest tak przytłaczające, jak się wydaje. Odpowiedz na następujące pytania:
- Jakie zadania należy wykonać?
- Ile czasu zajmuje wykonanie każdego zadania?
- Kiedy upływa termin wykonania każdego zadania?
- Kto jest odpowiedzialny za wykonanie zadania?
Po uzyskaniu odpowiedzi na każde pytanie umieść wszystko w arkuszu kalkulacyjnym. Umieść zadania i właścicieli w odpowiednich kolumnach, a czasy trwania zadań i terminy w wierszach. Organizacja zajęć integracyjnych nie jest łatwa. Warto pamiętać o kilku zasadach.
Określ cel i format
Może się to wydawać oczywiste, ale warto podejść do tego pytania krytycznie. Określ swoje cele tak konkretnie, jak to możliwe. Formuła wydarzenia będzie uzależniona od odpowiedzi na następujące pytania:
- pojęcie,
- data i czas trwania,
- podział ról w zespole,
- układ pomieszczeń,
- jedzenie,
- dźwięk.
Staraj się nie polegać tylko na tradycyjnych formatach. Liczy się to, czy format pomaga osiągnąć cele.
Skup się na planowaniu
Plan powinien obejmować logistykę, treść i reklamę wydarzenia. Utwórz dokument dla całego zespołu, w którym każdy członek może zobaczyć swoje zadania i ogólny obraz. Najpierw wypisz główne zadania, a następnie wykonaj je tak szczegółowo, jak to możliwe. Uczyń je w formie konkretnych kroków. Ważne jest, aby ustalić ramy czasowe: czas potrzebny na wykonanie danego zadania. To element często pomijany, a bardzo ważny. W przeciwnym razie organizacja akcji integracyjnej może pogrążyć się w bałaganie. Do planowania możemy wykorzystać szablony Google, Asana, Trello, Podio, GanttPro i Teamweek. Nawet prosty Excel Cię nie zawiedzie.
Przygotuj budżet na nieprzewidziane okoliczności
Przejrzyj listę rzeczy do zrobienia i uwzględnij je w swoim budżecie. Warto zastanowić się nad posiadaniem rezerwy środków na wypadek nieoczekiwanego zajścia. Alternatywnie możesz utworzyć szablon budżetu, dostosować go lub utworzyć własne szablony budżetu.
Szczegóły mają znaczenie
Jeśli chcesz zaskoczyć swoich gości, pomyśl o wszystkim, nawet o najdrobniejszych szczegółach. Pamiętaj o odpowiedniej atmosferze wydarzenia.
Sprawdź lokalizację i przygotuj plan B
Zawsze sprawdzaj lokalizację samodzielnie na etapie wyboru. Kiedy najmniej się tego spodziewasz, może się okazać, że klimatyzator nie działa, nie ma toalety przystosowanej dla osób niepełnosprawnych lub sprzęt nie mieści się w drzwiach. Dlatego z wyprzedzeniem sprawdź możliwe problemy.
Przydzielić obowiązki
Ważny jest podział zadań pomiędzy członków zespołu, nie tylko w fazie przygotowań, ale także podczas samej aktywności integracyjnej. Przydziel zadania według regionu. Na przykład ktoś odpowiada za rejestrację, ktoś za dźwięk, ktoś za sprzęt, a ktoś za catering. Ktoś może być odpowiedzialny za komunikację z mediami. Każdy musi mieć swój teren i zawsze będzie odpowiedzialny. Daj każdemu członkowi zespołu dokument określający obowiązki. Wtedy każdy będzie wiedział, do kogo się zwrócić, jeśli ma konkretny problem.
Opowiedz słuchaczom o wydarzeniu
Nie lekceważ czasu potrzebnego na wypromowanie udanej kampanii. Rodzaj wydarzenia, grupa docelowa, zasoby wewnętrzne i budżet decydują o tym, jak się sprzedajesz. Ważne jest, aby stworzyć kluczową wiadomość, która będzie przekazywana we wszystkich kanałach. Upewnij się, że jest zwięzły i dokładnie przekazuje odbiorcom ideę wydarzenia.
Skup się na obsłudze
Pamiętaj, aby zrobić to dobrze. Przyjazny dla wszystkich zaangażowanych. Spróbuj rozwiązać ich problemy lub pytania i spełnić ich oczekiwania. Nawet jeśli czujesz się zmęczony, nie wszystko idzie zgodnie z planem. Pod koniec dnia uczestnicy będą pamiętać, jak zostali potraktowani. Atmosfera jest bardzo ważna.
Odbiór końcowy 24 godziny przed imprezą
Pamiętaj, aby powiedzieć uczestnikom, jak dostać się na miejsce, zaprosić wszystkich ważnych gości i przygotować się na wszystkie wydarzenia. Sprawdź, czy wszyscy rozumieją swoje zadania i obowiązki oraz czy witryna jest gotowa.
Szukanie informacji zwrotnej
Po imprezie integracyjnej możesz być zmęczony i szczęśliwy. Jednak trudno ci obiektywnie ocenić własne wyniki. Dlatego poproś uczestników o wypełnienie formularza drukowanego lub internetowego po powrocie do domu. Poproś ich, aby ocenili różne aspekty działania. Te informacje pomogą Ci uniknąć przyszłych błędów i poprawić jakość przyszłych wydarzeń. Jeśli to możliwe, uzyskaj informacje zwrotne za pośrednictwem sieci społecznościowych lub nagraj wideo na zakończenie wydarzenia. Przyda się przy planowaniu następnej imprezy. Bez względu na to, jakie wydarzenie organizujesz, bądź optymistą i nie bój się nieoczekiwanego.
